Obs: Nenhuma parte deste artigo foi escrito por Inteligência Artificial.
Atuo há tanto tempo com Marketing que uma simples navegação na internet procurando por qualquer informação — deparo-me com cases que podem ser trabalhados em sala de aula. E o episódio de hoje vamos exatamente falar sobre Notas de Esclarecimento que uma empresa não deve criar. Vamos lá?
Ninguém quer um imbróglio. Ainda mais criar um outro por razão deste. A capacidade de resposta de uma equipe de emergências, anteriormente conhecida como departamento de Marketing, precisa saber responder uma crise sem criar outra. Esse é o desejo de toda empresa bem sucedida.
Vamos ao nosso case, que dispensa inúmeras exemplificações ilustrativas que garantam a compreensão sobre um tipo de resposta que beira ao refrão “Tô nem aí”, vamos capitular a análise com o objetivo didático, e cito que, todas as partes foram protegidas.
CASE: CLIENTE SE SENTIU DESRESPEITADO EM GRÁFICA\COPIADORA.
Este tipo de caso é talvez o mais comum que podem importunar a imagem de uma empresa. Em Marketing, quando falamos de imagem estamos associando as estruturas da reputação. Por quê falar estruturas e não usar o termo comum — sobre? Estruturas nos dão mais representatividade concreta que o objetivo do Marketing é em essência, trabalhar como as pessoas veem ou deveriam ver uma empresa ou pessoa.
E apenas mencionar ‘sobre’ para destacar, parece-me que faz pouco pela complexidade que é de construir um posicionamento. Então a importunação pode criar ruídos na imagem de uma empresa ou de uma pessoa. E estamos sempre suscetíveis à esse cenário. Acrescento que, nenhuma empresa é novata (as pessoas não nasceram ontem) de entender que ignorar um chamado crítico de imagem, é um verdadeiro tiro no pé.
A expressão — tiro no pé — é extremamente aplicada e acredito aplicada agora banalizada, pois que não compreendem que um tiro no pé, é um tiro na espinha, no dorso da corporação e uma mancha que pode se tornar permanente na imagem, em como as pessoas o enxergam. Ou seja a compreensão sobre o que significa não cuidar da imagem é em palavras em tom mais ameno, o fim de tudo.
Concluído nossa jornada de explicações necessárias ao entendimento do case, vamos agora analisá-lo. Abaixo a transcrição da resposta da empresa sem mudar nenhuma palavra ou colocação.
“Boa tarde, prezado cliente, peço desculpas por qqer inconveniente que possa ter ocorrido, nossa equipe é sempre muito cordial e educada e realmente nossa máquina é manual por sermos uma gráfica e não uma copiadora, fazemos cópias para atendermos principalmente os nossos clientes da vizinhança para que os mesmos não tenham q se deslocar muito para uma pequena impressão. De qqer maneira, muito obrigado pelo seu feedback, é sempre muito importante para melhorarmos.”
A leitura dessa resposta demonstra três pilares que criam crises diante de outras crises. Quais são eles? Vamos destacar as afirmações e explicar o que elas significam.
“(…) peço desculpas por qqer inconveniente que possa ter ocorrido (…)” esta citação demonstra qualquer desprezo ao que o cliente relatou em sua reclamação. Perceba que a empresa se coloca como responsável, mas logo depois menciona “qualquer” inconveniente. O cliente disse qual era o inconveniente. Esse tipo de fala, da empresa, demonstra que eles nem sequer prestaram atenção ao tipo de problema que chateou o consumidor.
Pilar (1) : Responder sem ouvir, é o nosso primeiro problema aqui. E devo destacar não apenas pela força da expressão, isso significa que a empresa já se coloca em uma posição de “tô nem ai”.
“(…) nossa equipe é sempre muito cordial e educada (…)” esta citação agora se certifica que a empresa apesar de ser responsável ignora novamente que o consumidor tenha participado de uma dinâmica que gerou mal estar, mas que exclui que o problema tenha sido da própria equipe. Ou seja, a empresa torna público que ninguém será disciplinado, apenas que talvez o cliente tenha imaginado tudo aquilo. Esta citação ainda está no primeiro pilar que destacamos.
“(…) realmente nossa máquina é manual por sermos uma gráfica e não uma copiadora, (…)” esta afirmação destaca o jogo de domínio. Qualquer pessoa fora do círculo de compreensão de como uma copiadora ou gráfica funcionam em uma percepção comercial e/ou industrial, não saberá replicar. E para efeitos de uma boa comunicação, ninguém além da empresa, importa esse tipo de explicação. Porque nenhuma pessoa fora do ecossistema deste tipo de serviço tem a obrigação de saber a diferença.
Pilar (2) : Dar perdido. Aqui é uma declaração de mover a atenção do problema para fora da questão. Confundindo o discurso. É conhecido por muitos como — cortina de fumaça.
“(…) fazemos cópias para atendermos principalmente os nossos clientes da vizinhança para que os mesmos não tenham q se deslocar muito para uma pequena impressão. ” esta afirmação não possui qualquer sentido. Ela é uma expressão de complemento a cortina de fumaça do pilar 2. Notem que eles explicam que precisam agir dessa maneira porque atendem aos clientes das redondezas, esclarecendo que a demora é justificável para melhor prestar um serviço (embora não haja qualquer lógica em conectar essas justificativas) e por fim cita que a empresa mais próxima seriam eles (destacando a vantagem sobre eles) e que outras empresas seriam menos favoráveis por estarem mais distantes (o que não prova nada, já que o número de copiadoras\gráficas é tão abundante quanto farmácias).
“De qqer maneira, muito obrigado pelo seu feedback, é sempre muito importante para melhorarmos.” esta frase ela é um complemento ao pilar 1, mas podemos destacá-la a uma classificação em um terceiro pilar. Mas ela é essencialmente a intenção de totalmente ignorar o que o cliente reclamou a passagem — “de qqer maneira” — pode não ter intenção do falante em algo que se entende – “tanto faz” no entanto, a construção gramatical continua rígida quanto à isso, demonstra que apesar deles não concordarem que o caso do cliente ocorreu como ele disse, eles agradecem que ele tenha ido até a página e feito uma crítica.
Pilar (3): Conclusão do caso pelos próprios meios. Este é um pilar que diz que a empresa considera que para ela, o problema, não ocorreu e que a falha foi do cliente. E que se o problema não ocorreu, portanto crise resolvida.
À parte os erros ortográficos, que sim impactam qualquer empresa, temos uma total alienação de que a crise está ali e resolveram fechar os olhos para ela. Um cliente hoje, dois mil amanhã. Lembram do tiro do pé que eu mencionei? Nenhuma empresa ou pessoa cria uma crise que logo arrebenta seus limites no primeiro encontro. É como, vamos usar uma analogia, uma pessoa possuir um carro e se movimentar pela cidade com ele, sem atentar que, o desgaste está ocorrendo.
Lombadas, enchentes, uma guinada, um eixo maltratado, subidas, descidas. Com o tempo a física não falhará em castigar as estruturas do veículo. Enquanto isso a pessoa está apenas ignorando que o carro é mecânico, que é suscetível a envelhecimento e que não vai fazer o reparo automaticamente. Até um belo dia, o carro simplesmente para. A pessoa sai da direção vai até o motor, olha os pneus e realiza uma verificação, tardia, que o carro não estava em boas condições. Embora por todo o tempo, afirmava que não tinha qualquer problema ocorrendo.
Um carro parar no meio da cidade não é uma crise grande. Você pode ir a pé até um posto de gasolina, a uma garagem de guincho e contratar um serviço de ajuda e reparo. Mas como humanos sabemos que cenários menos favoráveis são os mais prováveis. E normalmente um carro não enguiça com as melhores opções. Ele pode enguiçar em uma ladeira e seu carro simplesmente descer à toda sem freio.
Ele pode enguiçar em uma enchente. Pode acontecer no meio do nada. Pode parar em uma vizinhança perigosa. Pode acontecer à noite. E inúmeras situações podem ocorrer. Porque se a crise, do carro, não for devidamente resolvida, qualquer cenário pode ocorrer e em qualquer um deles você não estará preparado.
A analogia do carro nos permite entender que a crise de uma imagem não é algo que acontece no primeiro baque. Esse cliente reclamou da demora, expressou que esperou mais tempo do que pode ter sido o anunciado e está relatando um problema de atraso. Atraso é algo que muito parece fazer parte, de forma negativa, aos nossos dias. Atraso é um problema.
As explicações da empresa são as mesmas de um dono de um carro que está para enguiçar. Para ele, o carro é infinito em suas condições. Que uma garoa, uma batida, usar combustível não recomendável, não fará, nenhum dano. É invulnerável. Impenetrável. A empresa acredita que talvez esse cliente seja o primeiro e único. O problema é sempre mais embaixo. Esse cliente teve a atenção de ir reclamar. Mas e os outros que não reclamaram? Quantos outros não reclamaram?
Não reclamaram com eles. Reclamaram com os vizinhos, com os amigos, com os familiares, com os alunos. A compreensão do problema é óbvia. Talvez a empresa não saiba, mas a bola de neve já é maior que tudo o que eles podem abraçar ou desviar. Quando a crise ocorrer, ela virá normalmente à cavalo. E os envolvidos, as vítimas, por assim dizer — afirmarão que é complô — mas no final foi uma ferida não tratada que apenas infeccionou e já se espalhou para todo o organismo.
Nota de esclarecimento ideal
1º APURAR O QUE ACONTECEU (SEM JULGAMENTOS)
O problema ocorreu. Foi relatado por algum canal de comunicação da empresa. Seja público ou privado. Qual é a primeira ação que você deve tomar? Descobrir o que realmente aconteceu. Indagar com o cliente (conversando com ele no privado), ligar para ele se for o caso e ir na localidade e entender como tudo aconteceu.
2º RECONSTRUIR O CASO E ENTENDER ONDE CORRIGR
Deste ponto você vai identificar quem, o quê, porquê e o quanto. Essas perguntas elas são basicamente uma forma de entender como você pode corrigir o que aconteceu de problema. Quem foram os atores da comunicação? Os vendedores, o cliente ou ambos?
O quê provocou o problema? Anúncio equivocado, troca de informações, falta de interpretação.
O porquê revela o ruído responsável por todo o problema. Ou falta de treinamento da equipe, falta de coerência do cliente, o dia não estava bom, aconteceu algo, eventos, motivos e etc (entre outras coisas).
Quanto é o prejuízo. Para o cliente, o tempo perdido, o custo. Para a empresa a perda do cliente, ou clientes, a exposição pública em uma rede social de forma negativa.
Ao ponto que a identificação do problema é o objetivo total desses processos que citei, é para resolvê-lo e não camuflá-lo. Que infelizmente foi o caso da empresa na realidade. A crise ainda continua existindo para eles. Mas a nota de esclarecimento após entender o que aconteceu precisa deixar claro que a voz do cliente é real. Na nota de esclarecimento da empresa citada em nosso case, ela fez tudo o que uma empresa precisa fazer para iniciar uma crise.
A nota ideal precisa deixar claro que o problema ocorreu. Na nota da empresa eles disseram que a máquina era manual, portanto admitindo que o caso aconteceu. Mas não admitindo que houve alguma crise — crises são vistas como algo negativo — portanto a maioria das empresas os ignoram.
Essa é uma herança que temos da escola, nota baixa é ruim (vou esconder). Mas nota baixa revela que você não estudou o suficiente ou o professor realizou uma perseguição à sua pessoa. Ao entender esses fatos, você pode resolver o problema. Mas se optar por ignorá-los, você provavelmente vai ser reprovado.
NOTA DE ESCLARECIMENTO
Então a nota de esclarecimento deveria ter sido:
“Prezado cliente, infelizmente aconteceu um atendimento que não acreditamos ser o ideal para os nossos clientes. Confirmamos e já estamos realizando um treinamento para tornar os nosso serviços mais claros e para evitar problemas que afetem as pessoas que nos veem como uma solução do seu dia-a-dia. Convidamos que na próxima vez que retornar a nossa empresa, iremos efetuar os pedidos de graça para que possamos reparar os problemas que você teve e a impressão que ficou. Não temos qualquer intenção de prejudicar quem nos procura e seu comentário é muito mais que um feedback, é uma chamada de atenção para que nossa empresa sempre esteja nos padrões ideais que as pessoas procuram. Obrigado.”
Perceba que a nota de esclarecimento da empresa é – “Você é o culpado, não temos nada com isso e senão gostou, saia daqui“. A nota está em um tom de eufemismo puro, sem ser algo tão direto quanto a minha afirmação anterior. Mas a nota não valoriza nada do que o cliente falou e nem o cliente. E quando eles avaliam que realizam esse tipo de serviço nesta mecânica que eles adotaram, de ser mais lento, expressam que é para o melhor dos seus clientes — no entanto — todo o texto da nota contradiz isso.
A nota que escrevi ela deixa claro que a solução dada pela empresa falhou. E eles admitem. E também deixa claro que o inconveniente que ocorreu com o cliente foi lido e entendido. E mais a empresa está comprometida a garantir que isso não ocorra novamente, mas não o fez em título de punição sumária, deixando também claro na escrita que eles foram consultar a equipe local o que aconteceu. E juntou os fatos: Cliente disse isso e equipe fez isso. E logo mais para reparar a relação corroída, ofereceu ao cliente que foi lesado, poupar as economias para que possa prestigiar e talvez entender melhor sobre as operações da empresa em uma segunda impressão. E o obrigado no final deixa claro que o cliente foi mais que respeitado.
Pessoas largam serviços, mais pela forma de como são tratados de que como o serviço foi realizado. Notem que a insistência do cliente em relatar o problema foi precisamente pelo serviço mal feito e seguido do que ele achou de arrogância. Esse tipo de cliente é o mais valioso. Porque ele deseja voltar ao serviço e quer que ele fique o ideal. Os que não criticam, não voltaram e não deixaram que outros vão. A nota da empresa é um auto cavalo de tróia.
A passagem estratégica dos soldados ao usar uma cavalo enorme de madeira, conhecido por muitos anos como presente de grego, deu a eles a entrada gratuita ao castelo do inimigo, por este pensar em tratar de um presente de trégua, era na realidade uma traição do adversário. E isso é o que a empresa fez, se traiu. Não façam como ela. Evitem que esse tipo de problema se torne o fim de tudo. Até a próxima colegas.
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